Transparenzregister: Eintragung, Mitteilung, Unstimmigkeitsmeldungen
Die Eintragung im Transparenzregister ist für zahlreiche Gesellschaften gesetzlich vorgeschrieben. Obwohl das Transparenzregister bereits seit mehreren Jahren besteht, werden die damit verbundenen Eintragungs- und Aktualisierungspflichten in der Praxis häufig übersehen.
Insbesondere unterschätzen viele Unternehmen, dass die Eintragung im Transparenzregister nicht mit einer einmaligen Meldung erledigt ist. Vielmehr müssen sie Änderungen fortlaufend prüfen und gegebenenfalls unverzüglich mitteilen. Anderenfalls drohen Unstimmigkeitsmeldungen, Bußgelder und weitere vermeidbare rechtliche Risiken.
Wer ist zur Eintragung im Transparenzregister verpflichtet?
Zur Eintragung im Transparenzregister verpflichtet sind insbesondere juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften. Bei neu gegründeten, mitteilungspflichtigen Gesellschaften müssen die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten von Anfang an mitgeteilt werden. Die Anmeldung einer Gesellschaft zum Handelsregister ersetzt die Eintragung im Transparenzregister grundsätzlich nicht.
Ob und welche natürlichen Personen als wirtschaftlich Berechtigte einzutragen sind, richtet sich nach den konkreten Beteiligungs- und Kontrollverhältnissen. Besonderheiten können sich insbesondere bei mehrstufigen Beteiligungsstrukturen, Treuhandverhältnissen und ausländischen Beteiligten ergeben.
Daher sollten Gesellschaften nicht allein auf die unmittelbar im Handelsregister eingetragenen Gesellschafter abstellen. Vielmehr ist zu prüfen, welche natürlichen Personen die Gesellschaft unmittelbar oder mittelbar kontrollieren.
Welche Angaben sind zum Transparenzregister mitzuteilen?
Eintragungspflichtige Gesellschaften müssen zunächst ihre wirtschaftlich Berechtigten ermitteln. Anschließend sind die gesetzlich erforderlichen Angaben zum Transparenzregister mitzuteilen. Hierzu gehören insbesondere Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, sämtliche Staatsangehörigkeiten sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses.
Mitteilungspflichtig ist daher nicht nur ein Wechsel im Gesellschafterbestand. Auch Änderungen bei den bereits eingetragenen Angaben können eine Aktualisierung erforderlich machen. Dies kann beispielsweise bei einer Änderung des Hauptwohnsitzes oder der Staatsangehörigkeit eines wirtschaftlich Berechtigten der Fall sein.
Die Gesellschaften müssen die Angaben auf aktuellem Stand halten und Änderungen unverzüglich mitteilen. Deshalb empfiehlt es sich, die gespeicherten Daten regelmäßig und insbesondere nach gesellschaftsrechtlichen Veränderungen zu überprüfen.
Warum entstehen Unstimmigkeitsmeldungen?
Unstimmigkeitsmeldungen entstehen insbesondere dann, wenn Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz, beispielsweise Kreditinstitute oder Notare, Abweichungen zwischen den von ihnen ermittelten Informationen und den Angaben im Transparenzregister feststellen.
Eine Unstimmigkeit kann vorliegen, wenn eine erforderliche Eintragung vollständig fehlt, einzelne Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten abweichen oder andere wirtschaftlich Berechtigte ermittelt wurden. Auch veraltete Angaben zum Wohnort oder zu den Staatsangehörigkeiten können eine Unstimmigkeitsmeldung auslösen.
Solche Meldungen sollten Unternehmen ernst nehmen und zeitnah prüfen. Eine fehlende, unvollständige oder nicht mehr aktuelle Eintragung kann zudem eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit einem Bußgeld geahndet werden.
Unterstützung bei der Eintragung im Transparenzregister
Als Kanzlei mit einem Schwerpunkt im Handels- und Gesellschaftsrecht unterstützen wir Sie bei allen Fragen rund um das Transparenzregister. Dies umfasst sowohl die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten als auch die erstmalige Eintragung und die Aktualisierung bereits gemeldeter Angaben.
Ebenso bearbeiten wir Unstimmigkeitsmeldungen und begleiten die erforderliche Korrespondenz mit der zuständigen Stelle. Dabei prüfen wir die Beteiligungs- und Kontrollverhältnisse, bereiten erforderliche Nachweise auf und übernehmen auf Wunsch die erforderlichen Mitteilungen.
Weitere Hinweise zu den gesetzlichen Transparenzpflichten enthält die FAQ des Bundesverwaltungsamts zum Transparenzregister.
Seit Einführung der verpflichtenden Nutzung des Transparenzregisters sind wir auf diesem Gebiet tätig und haben bereits zahlreiche Eintragungen und Aktualisierungen vorgenommen. Sprechen Sie uns gerne an. Wir prüfen Ihren konkreten Fall und übernehmen die weiteren Schritte zuverlässig und rechtssicher.
