Statusfeststellungsverfahren: Digitale Betriebsprüfungen erhöhen den Handlungsdruck

Den Sozialversicherungsstatus prüfen zu lassen, gewinnt für Unternehmen weiter an Bedeutung. Die Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitenden, Subunternehmern oder Gesellschafter-Geschäftsführern gehört zwar für viele Unternehmen zum Geschäftsalltag. Dennoch zählt die richtige sozialversicherungsrechtliche Einordnung solcher Vertragsverhältnisse weiterhin zu den häufigsten Streitpunkten bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung.

Die rechtlichen Maßstäbe haben sich in den vergangenen Jahren nur punktuell verändert. Die Art und Weise, wie die Rentenversicherung Betriebsprüfungen vorbereitet, entwickelt sich dagegen spürbar weiter. Unternehmen sollten bestehende Vertragsverhältnisse deshalb nicht nur rechtlich sauber gestalten, sondern auch deren tatsächliche Durchführung regelmäßig überprüfen.

KIRA unterstützt risikoorientierte Betriebsprüfungen

Mit dem Projekt KIRA – Künstliche Intelligenz für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen setzt die Deutsche Rentenversicherung Bund künstliche Intelligenz ein, um den Betriebsprüfdienst bei der Auswahl von Prüfschwerpunkten zu unterstützen.

KIRA wertet vorhandene Daten aus und soll Hinweise auf Sachverhalte liefern, die eine nähere Prüfung erfordern können. Das System trifft jedoch keine automatisierten Entscheidungen über Versicherungspflicht oder Beitragsnachforderungen. Die tatsächliche Prüfung und die rechtliche Bewertung bleiben Aufgabe der zuständigen Mitarbeitenden des Prüfdienstes.

Nach Angaben der Deutschen Rentenversicherung können derzeit noch nicht alle Prüfdienste KIRA nutzen. Allerdings ist eine stufenweise Ausweitung vorgesehen. Der flächendeckende Einsatz ist für das Jahr 2026 geplant.

Für Unternehmen bedeutet diese Entwicklung vor allem, dass auffällige und risikobehaftete Konstellationen künftig gezielter erkannt werden können. Daher sollten Unternehmen bestehende Vertragsverhältnisse frühzeitig überprüfen und Widersprüche zwischen Vertrag und gelebter Praxis vermeiden.

Der Vertrag allein schützt nicht vor Scheinselbstständigkeit

Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass ein sorgfältig formulierter Vertrag eine selbstständige Tätigkeit ausreichend absichert. Für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung kommt es jedoch nicht allein auf die Bezeichnung des Vertrags oder einzelne Vertragsklauseln an.

Entscheidend ist vielmehr, wie Auftraggeber und Auftragnehmer ihre Zusammenarbeit tatsächlich durchführen. Nach § 7 Abs. 1 SGB IV sprechen insbesondere eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers für eine abhängige Beschäftigung.

Weichen die vertraglichen Regelungen von der gelebten Praxis ab, kommt der tatsächlichen Durchführung regelmäßig maßgebliche Bedeutung zu. Unternehmen sollten daher prüfen, ob freie Mitarbeitende organisatorisch in den Betrieb eingebunden sind, in welchem Umfang sie Weisungen erhalten und ob sie eigene unternehmerische Entscheidungen treffen können.

Außerdem ist zu untersuchen, ob ein eigenes wirtschaftliches Risiko besteht, eigene Betriebsmittel eingesetzt werden und der Auftragnehmer seine Tätigkeit hinsichtlich Zeit, Ort und Ausführung tatsächlich frei gestalten kann. Eine einzelne Besonderheit entscheidet dabei regelmäßig nicht allein. Vielmehr kommt es auf eine Gesamtwürdigung aller Umstände des konkreten Vertragsverhältnisses an.

Sozialversicherungsstatus prüfen und frühzeitig Klarheit schaffen

Unternehmen können den Sozialversicherungsstatus prüfen lassen, bevor sich mögliche Beitragsrisiken über mehrere Jahre aufbauen. Das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV ermöglicht eine verbindliche Klärung, ob eine Tätigkeit sozialversicherungsrechtlich als selbstständige Tätigkeit oder als abhängige Beschäftigung einzuordnen ist.

In der Praxis leiten Beteiligte ein solches Verfahren häufig erst ein, wenn bereits Zweifel an der bisherigen Einordnung bestehen oder eine Betriebsprüfung angekündigt wurde. Eine frühere Klärung kann jedoch verhindern, dass über einen längeren Zeitraum erhebliche Nachforderungsrisiken entstehen.

Besonders relevant ist die Prognoseentscheidung. Auftraggeber und Auftragnehmer können den sozialversicherungsrechtlichen Status bereits vor Aufnahme der Tätigkeit prüfen lassen, sofern die vertraglichen Vereinbarungen feststehen und die geplante Durchführung hinreichend genau beschrieben werden kann.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer Gruppenfeststellung für mehrere gleichartig ausgestaltete Auftragsverhältnisse. Dadurch müssen Unternehmen nicht zwingend für jeden vergleichbaren Auftragnehmer ein gesondertes Verfahren durchführen. Bei Vertragsverhältnissen mit drei Beteiligten kann zudem geprüft werden, ob eine Beschäftigung bei einem Dritten vorliegt.

Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass diese erweiterten Instrumente derzeit bis zum 30. Juni 2027 befristet sind. Unternehmen sollten deshalb im Einzelfall prüfen, welche Verfahrensart für ihre Vertragsstruktur geeignet ist.

Typische Risiken in der betrieblichen Praxis

In der Beratung zeigen sich häufig ähnliche Risikokonstellationen. Unternehmen verwenden etwa über Jahre hinweg unveränderte Vertragsmuster, obwohl sich die tatsächliche Zusammenarbeit inzwischen wesentlich verändert hat. Teilweise arbeiten freie Mitarbeitende nahezu ausschließlich für einen Auftraggeber und sind eng in dessen Arbeitsabläufe eingebunden.

Probleme entstehen außerdem, wenn Unternehmen Weisungen und organisatorische Abläufe nicht ausreichend dokumentieren. Auch Änderungen bei den Beteiligungs- oder Stimmrechtsverhältnissen eines Gesellschafter-Geschäftsführers können die sozialversicherungsrechtliche Bewertung beeinflussen.

Besonders riskant ist es, die Einordnung erst während einer Betriebsprüfung untersuchen zu lassen. Stellt die Rentenversicherung nachträglich eine abhängige Beschäftigung fest, können erhebliche Beitragsnachforderungen entstehen. Hinzukommen können Säumniszuschläge und persönliche Haftungsrisiken. Unter bestimmten Voraussetzungen kommen außerdem strafrechtliche Folgen wegen des Vorenthaltens von Sozialversicherungsbeiträgen in Betracht.

Vertragsgestaltung und tatsächliche Durchführung abstimmen

Eine rechtssichere Gestaltung setzt voraus, dass Vertrag und tatsächliche Zusammenarbeit übereinstimmen. Es genügt daher nicht, Vertragsmuster einmalig rechtlich prüfen zu lassen. Unternehmen sollten auch später kontrollieren, ob sich Aufgaben, Weisungsstrukturen oder betriebliche Abläufe verändert haben.

Dabei empfiehlt sich eine nachvollziehbare Dokumentation. Sie sollte insbesondere erkennen lassen, welche unternehmerischen Freiheiten der Auftragnehmer besitzt, wie er seine Tätigkeit organisiert und welche eigenen wirtschaftlichen Risiken er trägt.

Auch bei bereits länger bestehenden Vertragsverhältnissen kann eine vorsorgliche Prüfung sinnvoll sein. Werden Risiken frühzeitig erkannt, können Unternehmen die Zusammenarbeit neu strukturieren, Vertragsunterlagen anpassen oder ein Statusfeststellungsverfahren einleiten.

Fazit: Sozialversicherungsstatus rechtzeitig prüfen

Unternehmen sollten den Sozialversicherungsstatus prüfen, bevor eine Betriebsprüfung konkrete Zweifel an der bisherigen Einordnung aufwirft. Das Statusfeststellungsverfahren ist weit mehr als ein formales Verwaltungsverfahren. Es bietet die Möglichkeit, Unsicherheiten frühzeitig zu klären und Beitragsrisiken zu begrenzen.

Vor dem Hintergrund zunehmend daten- und risikoorientiert vorbereiteter Betriebsprüfungen gewinnt die regelmäßige Überprüfung bestehender Vertragsverhältnisse weiter an Bedeutung. Unternehmen sollten deshalb nicht erst auf eine Prüfungsankündigung reagieren. Wer Vertrag, tatsächliche Durchführung und sozialversicherungsrechtliche Einordnung rechtzeitig miteinander abgleicht, schafft Planungssicherheit und reduziert das Risiko späterer Beitragsnachforderungen.

Im Rahmen unserer rechtlichen Beratung unterstützen wir Unternehmen bei der sozialversicherungsrechtlichen Einordnung von Vertragsverhältnissen, der Anpassung ihrer Vertragsunterlagen und der Durchführung von Statusfeststellungsverfahren. Gemeinsam prüfen wir, welche rechtlichen und tatsächlichen Maßnahmen für die jeweilige Zusammenarbeit erforderlich sind.